Kako avtomatizirati knjiženje AliExpress računov in odpraviti ročni vnos

Sodobno podjetništvo zahteva nenehno iskanje optimalnih rešitev, zniževanje stroškov in iskanje zanesljivih dobaviteljev. V zadnjem desetletju je spletna platforma AliExpress postala ena izmed najbolj priljubljenih destinacij za slovenska podjetja, ki iščejo specifične komponente, rezervne dele, pisarniški material ali izdelke za nadaljnjo prodajo. Nizke cene in ogromna izbira so vsekakor privlačne, vendar pa se prava nočna mora za podjetnike in računovodje začne šele po opravljenem nakupu. Ko je treba te nakupe ustrezno poknjižiti in uskladiti z lokalno zakonodajo, se hitro izkaže, da administracija pogosto požre ves prihranek, ki smo ga ustvarili z ugodnim nakupom.

V tem prispevku bomo podrobno raziskali, zakaj je pridobivanje in knjiženje računov z AliExpressa tako problematično, kakšne so skrite cene ročnega prepisovanja podatkov in kako lahko z uporabo našega novega orodja, SIM83 Converter, ta proces popolnoma avtomatizirate.

Zakaj so AliExpress računi nočna mora za računovodje

Vsakdo, ki je kdaj naročal opremo ali material preko AliExpressa za potrebe podjetja, se je srečal z njihovim specifičnim in pogosto frustrirajočim sistemom izdajanja računov. Ko v spletno košarico dodate več izdelkov, jih pogosto kupujete od različnih prodajalcev znotraj same platforme. Namesto da bi AliExpress izdal enoten, zbirni B2B račun za celoten nakup, sistem generira ločene dokumente za popolnoma vsak artikel oziroma vsakega posameznega prodajalca. Če ste torej naročili dvajset različnih drobnarij za vašo proizvodnjo, boste prejeli dvajset ločenih računov.

Vendar razdrobljenost ni edina in niti ne največja težava. Največji problem se skriva v samem formatu teh dokumentov. AliExpress račune pogosto ponuja v slikovnem formatu PNG. PNG (Portable Network Graphics) je odličen format za prikazovanje logotipov in spletnih grafik, je pa popolnoma neprimeren za poslovno in računovodsko dokumentacijo. Slikovni format namreč ne vsebuje strukturiranih tekstovnih podatkov, ki bi jih lahko preprosto kopirali ali strojno prebrali. Gre zgolj za sliko besedila. Za sodobno poslovanje, ki teži k brezpapirnemu in avtomatiziranemu računovodstvu, je takšen format hud korak nazaj.

Skriti stroški ročnega vnosa podatkov in človeške napake

Zaradi PNG formata in ogromnega števila ločenih računov so računovodje prisiljeni v najbolj zamudno in neproduktivno opravilo: ročno prepisovanje podatkov. Poglejmo si, kaj to pomeni v praksi. Računovodja mora vsako PNG sliko odpreti, prebrati datum izdaje, poiskati naziv dobavitelja, prepisati številko računa, znesek, valuto in seveda morebitne davčne podatke.

Pri tem prihaja do dveh ključnih težav. Prva je ogromna izguba časa. Ročni vnos dvajsetih računov, ki so morda skupaj vredni le nekaj deset evrov, lahko računovodji vzame več ur dragocenega časa. Če izračunamo strošek urne postavke računovodskega servisa ali vašega zaposlenega, hitro ugotovimo, da strošek administracije močno preseže nabavno vrednost samih izdelkov.

Druga, še bolj nevarna težava, pa so človeške napake. Pri neskončnem in monotonem prepisovanju številk iz nepreglednih slik se hitro zgodi, da se spregleda decimalna vejica, zamenja vrstni red številk pri datumu ali napačno prepiše številka računa. V računovodstvu so takšne napake nedopustne. Napačno knjiženje lahko vodi do napačnega obračuna DDV-ja, težav pri usklajevanju stanj in v najslabšem primeru do kazni ob morebitnem inšpekcijskem pregledu. Več informacij o zahtevah in pravilih glede davčnega potrjevanja in knjiženja računov v Sloveniji si lahko preberete na uradni spletni strani Finančne uprave Republike Slovenije (FURS).

Predstavljamo rešitev: SIM83 Converter

V ekipi Blog 83 smo prepoznali to specifično bolečino slovenskih podjetnikov, zato smo razvili namensko programsko rešitev. Z veseljem vam predstavljamo SIM83 Converter – inovativno orodje, ki popolnoma odpravi potrebo po ročnem prepisovanju AliExpress računov.

Naš pretvornik je zasnovan z mislijo na enostavnost in učinkovitost. Deluje tako, da vzame vaše prenesene PNG datoteke z AliExpressa, jih s pomočjo naprednih algoritmov za prepoznavo besedila (optično prepoznavanje znakov) analizira in iz njih izlušči vse ključne računovodske podatke. Te podatke nato strukturira in pretvori v standardiziran XML dokument, ki je popolnoma skladen s slovenskim e-Slog standardom.

Standard e-Slog je enotni slovenski standard za elektronsko poslovanje, ki ga podpirajo praktično vsi moderni računovodski programi v Sloveniji (Minimax, Pantheon, E-računi, Vasco in drugi). Z uporabo našega pretvornika vaša PNG slika v nekaj sekundah postane strukturiran XML dokument, ki ga preprosto uvozite v vaš program. Brez tipkanja, brez izgubljanja časa in predvsem – brez napak. Za globlje razumevanje standardov elektronskega poslovanja in e-računov v Sloveniji priporočamo obisk informativnega portala za podporo podjetjem, kot ga ponuja na primer Banka Slovenije ali gospodarske zbornice.

Dodatna funkcionalnost: Pretvorba NLB izpiskov v ISO SEPA XML

Ker smo želeli ustvariti resnično vsestransko orodje za lajšanje računovodskih muk, se nismo ustavili le pri AliExpress računih. Mnoga podjetja se namreč soočajo s še eno administrativno oviro: bančnimi izpiski v PDF formatu.

Čeprav večina bank že omogoča izvoze v XML formatih, se v praksi še vedno pogosto dogaja, da podjetniki svojim računovodjem pošiljajo izpiske v PDF obliki. Zaenkrat smo se osredotočili na največjo slovensko banko, Novo Ljubljansko banko (NLB). SIM83 Converter vključuje izjemno uporabno funkcijo, ki vzame NLB bančni izpisek v PDF obliki in ga natančno pretvori v ISO SEPA XML format (standard camt.053).

Ta funkcionalnost omogoča, da se vse bančne transakcije – prilivi in odlivi, datumi, reference in zneski – iz statičnega PDF dokumenta avtomatsko preoblikujejo v strojno berljiv format. Računovodja ta XML nato preprosto uvozi v svoj program, ki avtomatsko poveže plačila z odprtimi postavkami (računi). Tudi tukaj prihranek časa meri v urah, natančnost pa je stoodstotna. V prihodnosti načrtujemo dodajanje podpore tudi za druge slovenske banke, vendar že sedanja podpora za NLB rešuje težave velikemu številu uporabnikov.

Kako deluje proces pretvorbe v praksi?

Uporaba aplikacije SIM83 Converter je izjemno intuitivna. Pripravili smo kratek pregled, kako proces deluje od začetka do konca:

1. Zbiranje dokumentov: Z AliExpress portala prenesete vse PNG račune za vaš zadnji nakup. Prav tako si na računalnik shranite PDF izpisek iz spletne banke NLB.
2. Zagon aplikacije: Odprete program SIM83 Converter na vašem računalniku.
3. Izbira funkcije: V uporabniškem vmesniku izberete, ali želite pretvarjati AliExpress PNG račune v e-Slog XML ali pa NLB PDF izpiske v ISO SEPA XML.
4. Uvoz in pretvorba: V program naložite datoteke. Z enim samim klikom program obdela vse dokumente. Tudi če naložite petdeset PNG datotek hkrati, jih bo program obdelal v zelo kratkem času.
5. Izvoz v računovodstvo: Program vam na izbrani lokaciji shrani pripravljene XML datoteke. Te datoteke nato z vašim računovodskim programom (preko funkcije “Uvoz e-računov” ali “Uvoz bančnih izpiskov”) enostavno uvozite. Vse postavke se bodo samodejno pravilno razporedile.

S tem pristopom boste vi ali vaše računovodstvo bistveno hitreje zaključili mesečno knjiženje. Več o tem, kako avtomatizacija vpliva na rast podjetja, si lahko preberete v naših ostalih zapisih na našem blogu.

Brezplačen prenos in namestitev programa

Najboljša novica pri vsem tem je, da je rešitev trenutno na voljo povsem brezplačno. Zavedamo se, da morajo podjetja optimizirati svoje stroške, zato vam SIM83 Converter ponujamo kot orodje, ki bo takoj izboljšalo vaše poslovanje brez začetnih investicij.

Namestitveno datoteko si lahko varno in hitro prenesete neposredno z našega strežnika preko spodnje povezave: Prenesite SIM83 Converter tukaj

Gre za klasično Windows namestitveno datoteko (.exe), ki jo preprosto poženete na vašem računalniku in sledite hitrim navodilom na zaslonu. Program zavzame zelo malo prostora in ne obremenjuje vašega sistema.

Postopek brezplačne aktivacije

Po uspešni namestitvi programa na vaš računalnik boste za polno delovanje potrebovali še aktivacijsko kodo. Tudi ta korak smo naredili kar se da preprost in, kar je najpomembneje, (zaenkrat) popolnoma brezplačen.

Za pridobitev vaše unikatne aktivacijske kode nam preprosto pošljite kratko elektronsko sporočilo z zahtevkom na naš elektronski naslov: [email protected].

V sporočilu ni potrebno izpolnjevati dolgih obrazcev, zadošča že kratka prošnja za aktivacijo programa SIM83 Converter. Naša ekipa vam bo v najkrajšem možnem času v povratnem sporočilu poslala kodo. To kodo nato vnesete v program ob prvem zagonu in s tem odklenete vse njegove zmogljivosti – tako neomejeno pretvarjanje AliExpress računov kot tudi pretvorbo NLB izpiskov.

Zaključek: Optimizacija je ključ do uspeha

V poslovnem svetu, kjer je čas denar, si ne smemo privoščiti, da bi dragocene ure izgubljali z rutinskimi, ročnimi opravili, ki jih lahko namesto nas hitreje in natančneje opravi tehnologija. Razdrobljeni PNG računi z AliExpressa in PDF izpiski so relikt preteklosti, s katerimi se računovodjem ni več treba mučiti.

S prenosom in uporabo našega programa SIM83 Converter naredite pomemben korak k digitalizaciji in avtomatizaciji vašega zalednega poslovanja. Ne odlašajte, potegnite si aplikacijo še danes, zahtevajte svojo brezplačno aktivacijsko kodo na [email protected] in dovolite, da namesto vas dela pametna programska oprema. Vaše računovodstvo vam bo hvaležno.